KPU KABUPATEN PASAMAN LAKUKAN PENATAAN ARSIP DIBAWAH BIMBINGAN DAN PENGAWASAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT

Lubuk Sikaping – Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur Sumatera Barat, dan Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati Pasaman Tahun 2015 telah mencapai titik akhir, khusus untuk Kabupaten Pasaman, Bupati dan Wakil Bupati Pasaman terpilih telah dilantik oleh Gubernur Sumatera Barat dan telah melaksanakan tugas sebagaimana seharusnya. Hiruk pikuk pilkada serentak memang sudah usai namun tugas berat KPU Kabupaten Pasaman tidak akan pernah sirna.

Salah satu tugas berat dimaksud yakni penataan arsip yang dikuasai KPU Kabupaten Pasaman. Belum adanya sumber daya manusia (SDM) sekretariat KPU Kabupaten Pasaman yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan, menyebabkan pengelolaan arsip belum dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Menyadari kekurangan tersebut, KPU Kabupaten Pasaman dalam berbagai kesempatan telah dibantu oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pasaman dalam proses pengelolaan arsip dan juga memberikan bimbingan teknis kearsipan.

Meskipun hal tersebut telah dilakukan namun kualitas pengelolaan arsip belum sesuai dengan yang diharapkan. Minimnya sarana dan prasarana pendukung juga menghambat proses penataan arsip. Kondisi tersebut dibenarkan oleh Sekretaris KPU Kabupaten Pasaman. Oleh sebab itu sekretaris KPU Kabupaten Pasaman sangat menyambut baik adanya program dan kegiatan pengawasan yang dilakukan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ke KPU Kabupaten Pasaman dari tanggal 11 s.d. 15 April 2015.

arsip kpu pasaman

Pengawasan tersebut dipimpin langsung Kiswati selaku Kepala Bidang pengelolaan Arsip InAktif Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat. Lebih lanjut Kiswati menyatakan bahwa pengawasan yang dilakukan Badan Perpustakaan dan Kearsipan merupakan tidaklanjut penandatanganan kesepakatan antara KPU RI dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pada kesempatan ini Badan Perpustakaan dan Kearsipan memiliki dua agenda utama yakni :

  1. Pengawasan Tata Kelola Kearsipan, untuk mengontrol pelaksanaan pengelolaan arsip sesuai prosedur dan aturan yang berlaku, a.l. : agar tidak terjadi pemusnahan arsip tanpa prosedur karena sudah ada JRA KPU.
  2. Penataan dan Pengolahan Arsip, dilakukan karena penataan arsip belum menerapkan aturan yang telah ditetapkan KPU.

Setelah dua hari melakukan bimbingan, dimintakan komentarnya terkait arsip dilingkungan KPU Kabupaten Pasaman, Kiswati menyatakan bahwa beberapa hal yang perlu menjadi perhatian KPU Kabupaten Pasaman antara lain belum dikelolanya arsip sesuai pedoman yang telah ditetapkan KPU RI, misal pemberkasan masih dilakukan dengan pola surat masuk dan surat keluar, belum berdasarkan permasalahan sebagaimana diatur dalam Keputusan KPU nomor 167/Kpts/KPU/TAHUN 2013. Penomoran surat keluar juga belum dilakukan secara efektif dan efisien. Jadi secara umum dapat disimpulkan bahwa arsip belum dikelola secara profesional.

Terkait hal tersebut, Ketua KPU Kabupaten Pasaman, Jajang Fadli, tidak menampiknya. KPU Kabupaten Pasaman sangat serius dengan pengelolaan arsip karena menyadari bahwa arsip memiliki nilai guna administrasi, keuangan, hukum, informasi dan saksi sejarah. Kita bersyukur Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berkenan mengunjungi KPU Kabupaten Pasaman. Pengawasan dan bimbingan yang dilakukan tersebut diharapkan mampu meningkatkan kualitas arsip dan pengelolaan arsip KPU Kabupaten Pasaman. Semoga di masa yang akan datang perhatian dan dukungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Pasaman tidak berkurang dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang profesional, pungkasnya.

 

You may also like...